Organize seus gastos e gere economia no seu consultório
Dentistas empreendedores normalmente controlam sozinhos seus consultórios, não contando com ajuda de terceiros para as funções administrativas.
Como a própria odontologia demanda muito tempo, com atendimentos a diversos pacientes por dia, fica difícil ter um controle financeiro da empresa.
Muitos atendimentos por dia também dificultam que o dentista dedique mais tempo a atividades como o marketing ou melhoria de processos internos.
Com uma rotina tão agitada e tantas demandas todos os dias, confiar exclusivamente na memória pode colocar o consultório ou clínica em risco.
Por isso, é essencial ter um espaço para armazenar informações importantes, como fluxo de caixa, de forma que os gastos e receitas estejam disponíveis de forma mais visual.
Tendo relatórios financeiros disponíveis, é possível avaliar o crescimento do consultório. Ao acessar essas informações, é importante verificar se há novos pacientes, se a receita maior vem de um público novo ou de pacientes que estão retornando, se alguma conta está em atraso, etc.
Muitas vezes, o esquecimento pode levar ao atraso nos pagamentos, ocasionando em cortes de serviços como água, energia elétrica ou telefone.
Como são serviços essenciais para o funcionamento do consultório, é importante utilizar ferramentas para evitar esses esquecimentos. Como já disse Benjamin Franklin: "cuidado com as pequenas despesas, um pequeno vazamento afundará um grande navio"!
Controle financeiro com softwares
Para uma maior agilidade e controle dos pagamentos em aberto do consultório, um software odontológico pode fazer toda a diferença.
Na página "Contas a Pagar" do Dentista Organizado, por exemplo, é possível cadastrar todas as despesas a serem pagas, com informações como valor, vencimento, nome da despesa, forma de pagamento, se é um custo esporádico ou fixo, entre outros dados importantes.
Na página inicial do "Contas a Pagar", você irá visualizar todas as despesas, se elas estão em aberto e quando será o vencimento (as contas vencidas aparecerão em vermelho).
Quando o pagamento for efetuado, clique na opção "Pagar". Informe a forma de pagamento e a data, e a despesa aparecerá como fechada.
Os filtros são uma ferramenta muito útil para você não se perder no meio de tanta informação (se for o caso de ter muitas despesas ao mês). Visualize seus gastos filtrando por status, mês ou ano.
Essa ferramenta é importante para o controle dos gastos (fixos ou esporádicos) naqueles meses em que o consultório tem pouco movimento, como janeiro e fevereiro. Avalie se, nesses meses, há um valor comprometido muito alto e considere antecipar esses pagamentos.
Para que não ocorram esquecimentos e atrasos nos pagamentos, você pode habilitar o envio de uma mensagem SMS, para o seu próprio telefone, no dia do vencimento da sua despesa.
Dessa forma, não é necessário abrir o software para saber se há algum pagamento urgente a ser feito, gerando uma economia de tempo. A simples atitude de evitar esquecimentos pode gerar uma grande economia do dinheiro que seria dispensado em multas.
Tendo registros das despesas (fixas e esporádicas), é possível que você economize dinheiro, tenha controle de suas finanças e saiba quais são seus maiores gastos.
Por meio dos relatórios gerados, é possível descobrir se a maior despesa do consultório é, por exemplo, energia, e a partir disso, procurar gerar uma economia.
Basta que se tenha disciplina e organização para que as contas do consultório estejam em dia e você possa se dedicar ao atendimento de pacientes, sem outras preocupações.
