As melhores formas de aprimorar a recepção do consultório
Você sabia que no dia 26 de julho é celebrado o Dia da Recepcionista? Para aproveitar a data, nesse post você encontra algumas formas de qualificar a (o) profissional responsável por atender os seus pacientes e gerar a primeira impressão que as pessoas têm do seu consultório.
É importante, antes de tudo, que você exerça a liderança dentro de seu consultório odontológico e faça a sua equipe se sentir motivada e alinhada em um mesmo objetivo. É importante ter um bom relacionamento com os profissionais dentro da empresa e dar um feedback com certa frequência.
Invista em cursos e treinamentos
A melhor forma de reconhecer e aprimorar o trabalho da (o) recepcionista que trabalha com você é por meio de cursos e treinamentos. Eles podem ser focados no atendimento, na imagem pessoal, na escrita de e-mails, na utilização de softwares ou em outros temas. Procure aquele que mais se encaixa na rotina e no orçamento do seu consultório.
O primeiro passo é entender as necessidades da profissional por meio de uma avaliação. Peça também que a própria pessoa identifique os pontos de melhoria e sugira treinamentos, que podem ser feitos dentro do horário de trabalho, presencialmente ou à distância.
Se houver dificuldades com o uso do software odontológico, por exemplo, existem várias formas de tirar as dúvidas. Usuários do Dentista Organizado contam com tutoriais em vídeo ou texto, além de treinamentos por telefone ou presenciais.
Seja um conselheiro
Além de investir nos treinamentos, é importante que você mesmo seja responsável por treinar e aprimorar sempre quem trabalha com você. Explique à sua secretária, por exemplo, a importância de uma imagem adequada. Atente para a importância de roupas mais formais, perfumes mais leves e maquiagens neutras no ambiente de trabalho. Além da imagem pessoal, ressalte que ter empatia com os pacientes é muito importante.
Outras dicas que você pode dar à sua secretária para melhorar o atendimento aos seus pacientes: ser objetiva, saber pedir desculpas, manter a calma ao receber pacientes mais irritados, ter atitude firme, ser compreensiva e fazer autoavaliações sempre. Incentive também que a profissional entenda o básico sobre odontologia e relacionamento com pacientes. Uma boa dica é que ela leia os posts do blog do Dentista Organizado.
Trabalhe com comissões
Quer manter a sua secretária ainda mais motivada e alinhada com o seu objetivo, seja ele atrair ou fidelizar os pacientes? Considere trabalhar com comissões. Elas podem ser pagas a cada tratamento que é realizado ou a cada avaliação positiva, desde que seja relacionada ao atendimento.
O seu software odontológico pode ser muito útil na hora de cadastrar comissões, pois você pode registrar esses valores diretamente na parte de controle Financeiro do sistema. Assim, você tem uma previsão de quanto pagará de comissões no próximo mês e qual o valor médio que sua secretária está recebendo.
Se você optou por basear esse valor nas pesquisas de satisfação realizadas por pacientes, existem várias formas de coletar opiniões. Coloque um formulário na própria recepção do consultório, faça uma página especial para isso em seu site ou crie uma campanha por SMS. Se você utiliza o Dentista Organizado, pode enviar mensagens para todos os seus pacientes ao mesmo tempo e conferir as respostas no próprio sistema.
Crie metas em conjunto
Não importa se o seu objetivo é aumentar as avaliações positivas ou realizar cada vez mais tratamentos em seu consultório odontológico. Criar metas é muito importante para manter a equipe motivada e ser um motivo de celebração quando elas são alcançadas. Isso pode deixar as pessoas do consultório mais unidas e engajadas.
É importante que as metas não sejam definidas apenas por você, dentista, ou outra pessoa que seja a responsável pelo consultório. Para trabalhar com objetivos reais e alcançáveis, escute aquelas pessoas que estarão envolvidas e peça sugestões. É fundamental ter um plano de ação para bater cada meta e que ele seja aprimorado constantemente.
Para conferir mais dicas para melhorar o seu consultório cada vez mais e se tornar uma referência em odontologia, baixe o nosso e-book O Guia Definitivo para o Crescimento do seu Consultório Odontológico.
