10 formas de facilitar a sua vida dentro do consultório
A rotina dentro de um consultório odontológico pode ser muito agitada, por isso cada atitude para aumentar a produtividade e poupar tempo pode ajudar muito. Além de fazer o registro de consultas em um software odontológico, sigas as dicas abaixo para ter uma rotina muito mais simples:
1. Confirme consultas por SMS
Diminuir as faltas dos pacientes é uma ótima forma de facilitar a sua vida, não é mesmo? Uma maneira de fazer isso é com a confirmação de consultas por SMS. Você economiza o tempo que passaria ligando para cada um e, se você utilizar um software odontológico, a resposta por parte do paciente pode ser gratuita.
No Dentista Organizado, por exemplo, cada paciente recebe uma mensagem de confirmação no dia anterior ao atendimento. Se ele responder com SIM, a consulta na agenda online fica automaticamente com a cor verde, e se responder com NÃO, a consulta aparece na cor vermelha.
2. Programe posts de redes sociais
Fazer publicações constantes nas redes sociais é algo fundamental para atrair novos pacientes na internet. Porém, publicar todos os dias pode ser trabalhoso. Por isso, utilize sites como o Postcron e Postgrain para programar posts para a semana ou para o mês inteiro, assim você não precisará pensar sobre isso durante um bom tempo.
3. Registre contas a pagar e a receber
Contas atrasadas podem gerar um grande incômodo, além da falta de pagamento dos pacientes. Uma forma de evitar dores de cabeça é ter um registro de todas as contas que você deve pegar neste mês e nos próximos meses, além dos valores a receber, principalmente quando os pagamentos são parcelados.
Utilize um software odontológico para fazer esse registro. Isso permite que você coloque os gastos e receitas em categorias e anote as datas de vencimento, além de registrar a forma de pagamento, o número de parcelas e se aquele valor será recorrente ou será registrado apenas uma vez.
4. Tenha um cadastro de pacientes
Seja para confirmar uma consulta, pedir uma mudança de horário ou simplesmente enviar uma mensagem de aniversário, você precisa ter um cadastro atualizado do contato de cada paciente. Tenha em seu software os nomes e números de telefone de cada um, pois esses dados são muito úteis para um bom relacionamento entre dentistas e pacientes.
5. Crie alertas de retorno
Se você não quer que um paciente visite seu consultório, inicie um tratamento e nunca mais volte, crie um sistema para que isso não aconteça. No Dentista Organizado você pode criar alertas, para que uma notificação apareça quando for o momento de algum paciente retornar. Assim, você pode entrar em contato para marcar um novo atendimento.
Se um paciente realizou uma profilaxia em seu consultório hoje, por exemplo, crie o alerta para daqui a seis meses, já no momento em que for registrar a primeira limpeza. Quando passar esse período, aparecerá no topo da tele do software um aviso para você entrar em contato com o paciente.
6. Faça listas
Listas são as melhores amigas da produtividade. Você pode fazê-las em um bloco, em uma agenda ou em sites e aplicativos, como o Google Agenda e o Trello. Coloque nessas listas tudo o que precisa ser feito no dia, na semana e no mês. Isso inclui compras, posts em redes sociais, ações de marketing, contato com pacientes, entre outras atividades.
7. Ouça música
Outra forma de facilitar o seu dia é fazer com que você esteja de bom humor para encarar todas as atividades. Ouvir música a caminho do consultório, por exemplo, pode ajudar a diminuir o stress causado pelo trânsito e fazer você começar o dia com o pé direito.
Colocar música para tocar na sua sala de espera pode ajudar você e os seus pacientes, pois deixará eles mais tranquilos e receptivos durante a consulta. Neste post você pode ouvir a playlist do Dentista Organizado feita especialmente para salas de espera.
8. Crie respostas automáticas nas mídias sociais
Se você tem uma página no Facebook para o seu consultório, um recurso muito útil é ativar respostas automáticas no chat da rede social. Quando algum paciente enviar uma mensagem, por exemplo, ele receberá imediatamente uma resposta personalizada. Ela pode ser um aviso de que você responderá em breve, informando o número de telefone para contato com o seu consultório.
9. Peça ajuda
Quando há alguns processos dentro de seu consultório com os quais você não consegue lidar, uma boa opção é pedir ajuda. Pode ser em forma de opinião para colegas de profissão ou a terceirização de alguns serviços, como contabilidade, gestão, marketing, entre outros.
Já se o seu problema tem a ver com o software que você utiliza, não hesite em ligar para o suporte técnico para tirar suas dúvidas. O mesmo vale para outras ferramentas. Se não tiver tempo de realizar uma ligação, procure por tutoriais na internet que solucionem seus problemas quando o assunto é tecnologia.
10. Organize-se
Para não dificultar a sua própria rotina, mantenha sempre o ambiente do seu consultório organizado. Dessa forma, você encontrará sempre o que precisa na hora em que precisa, gerando uma enorme economia de tempo e dinheiro, além de poupar você de situações estressantes.
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